9 Cara Untuk Mengatasi Kekurangan Jumlah Karyawan/Pegawai di Bidang Pelayanan

Pernahkah Anda merasa sangat kecewa dan frustasi karena berada di dalam sebuah antrian yang sangat panjang hanya untuk mendapatkan sebuah tiket pertunjukan atau tiket transportasi? Mungkin juga Anda pernah merasa kecewa karena terlambat dilayanai ketika berada di sebuah rumah makan yang ramai. Padahal saat itu Anda sudah sangat lapar. Tapi, Anda terpaksa harus bersabar karena Anda tak punya opsi lain untuk dipilih.

Tentu saja hal ini sangat tidak menyenangkan. Banyak waktu dan tenaga Anda yang terbuang sia-sia ketika berada dalam sebuah antrian yang panjang. Anda berpikir seharusnya pihak yang bersangkutan mampu memberikan pelayanan yang lebih baik, agar Anda dan pelanggan lain tidak merasa jera untuk berurusan ke sana lagi pada masa yang akan datang.

Sebenarnya untuk menyelesaikan masalah ini tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Namun, tidak juga terlalu sulit untuk diselesaikan. Memang harus ada beberapa hal yang dikorbankan sebagai sebuah investasi agar para pelanggan bisa dengan cepat terlayani.

Jangan lagi ada badan usaha yang berpikir memberikan pelayanan yang hanya sekedar ada, ramah, dan tuntas. Para pemilik badan usaha seharusnya menyadari pelayanan yang dibutuhkan saat ini adalah pelayanan yang berkualitas, cepat, dan murah, agar para pelanggan tidak lari kepada kompetitor lain.

Sederhananya, paling tidak ada 9 cara untuk mengatasi masalah kekurangan jumlah pegawai secara kuantitas. Para pemilik usaha seharusnya melakukan lebih dari satu dari cara-cara di bawah ini agar dapat melayani pelanggan lebih cepat. 

Berikut 9 cara yang dimaksud.

1. Buka sistem layanan mandiri (swalayan/self service)
Jika pemilik usaha tidak mau menambah karyawan seharusnya mereka membiarkan pelanggan melayani dirinya sendiri. Ini jauh lebih murah dan tidak merugikan bagi pemilik badan usaha.

2. Dirikan/tempatkan mesin layanan mandiri di lokasi yang mudah dijangkau
Hati-hati memilih lokasi untuk menempatkan mesin layanan mandiri. Karena jika mesin itu jauh dari jangkauan maka pelanggan tak akan mau pergi ke sana hanya untuk mendapatkan sebuah tiket.

Baca juga: 10 Fakta Mengejutkan Tentang Samsung Electronics

3. Mesin layanan mandiri harus mudah dioperasikan
Deskripsikan petunjuk menggunakan mesin layanan mandiri agar mudah untuk dioperasikan. Mesin yang sulit digunakan malah akan membuat antrian yang sama panjangnya seperti pada saat mesin itu tidak ada.

4. Laksanakan budaya antri (baris, nomor)
Jika belum mampu menyediakan sistem layanan mandiri setidaknya berilah kepastian kepada pelanggan seberapa lama lagi dia akan dilayani. Jangan biarkan mereka berebut seperti orang yang berada dalam perlombaan menangkap bebek pada saat 17 Agustus.

5. Jam kerja diperpanjang
Anda boleh tidak menambah jumlah karyawan/pegawai. Anda juga tidak harus membuka layanan mandiri karena mahal. Tapi Anda harus membuka layanan lebih panjang waktunya agar semua pelanggan bisa terlayani.

6. Buka layanan daring (online)
Ini yang paling gampang dan murah. Pada saat ini hampir semua usaha sudah membuka layanan daring/online. Lebih hemat, cepat, dan bisa dilakukan kapan dan dimana saja.

7. Kurangi birokrasi yang tidak perlu
Birokrasi yang tidak perlu sebetulnya merupakan sebuah kerugian bagi semua pihak. Pelanggan rugi waktu dan tenaga, begitu juga pemilik usaha. Kurangi hal-hal yang tidak signifikan. Ini akan mempercepat pelayanan.

8. Gunakan tenaga honorer/outsourching/magang
Ini merupakan opsi yang cukup baik untuk jangka pendek. Tapi jika Anda berpikir untuk masa yang lebih panjang opsi ini boleh Anda abaikan.

9. Buka lowongan kerja untuk merekrut karyawa/pegawai baru
Inilah cara yang paling efektif untuk menyenangkan pelanggan. Jika ada anggaran untuk merekrut karyawan/pegawai baru kenapa tidak itu dilakukan. Tidak semua layanan itu bisa dilakukan oleh mesin. Pelayanan prima (excellence service) hanya mampu diberikan oleh seorang manusia, bukan mesin. 

Baca juga artikel menarik lainnya:

Contoh Surat Pesanan Berbahasa Inggris
6 Kalimat Petikan yang Sangat Menginspirasi

Sekali-kali para pemilik usaha seharusnya ikut berdiri dalam sebuah antrian panjang untuk merasakan betapa kecewa dan frustasinya hati ketika Anda lambat dilayani. Dengan begitu Anda bisa berempati kepada pelanggan yang berbaris antri menunggu dilayani. Selanjutnya, tentu saja Anda ingin mereka semua dilayani dengan cepat.